איך להפיק את המירב מהיום שלכם?
"אם היו לי רק עוד שעתיים ביום…", "אין לי זמן לזה עכשיו…", "אטפל בזה מחר…"
כמה פעמים שמעתם את עצמכם או אנשים מסביבכם מתלוננים על חוסר זמן? כמה פעמים הרגשתם שהזמן שולט בכם ולא אתם שולטים בו? האם אתם מנהלים את הזמן שלכם, או שאתם מתנהלים בתוכו?
היום נדבר על היכולת שלנו להכפיל ולנצל את הזמן שלנו בצורה יעילה יותר, אשתף אתכם בשלושה כלים לניהול זמן יעיל ואפקטיבי, שתוכלו להתחיל להשתמש בהם כבר היום.
ובסוף, כמתנה קטנה, עשרת הדיברות לניהול זמן יעיל ואפקטיבי.
זמן - קבוע או משתנה?
"תן לי עשרים דקות ואעביר לך שעה" זהו משפט שהולך איתי כבר 14 שנה. בכל פעם שאמרתי אותו, היו כאלה שעיקמו פנים ואמרו לי "על מה לעזאזל אתה מדבר" והיו כאלה שניסו להבין איך זה אפשרי.
אז למה באמת אני מתכוון? כמו שאמרתי למעלה, רובנו תופסים זמן כמשהו קבוע, נתון שאינו משתנה. וכמו כל החוקים, גם החוק הזה נועד להישבר. זמן הוא אכן נתון קבוע, אין מה לעשות, 24 שעות ביממה 365 ימים בשנה וכן הלאה, אז איך בכל זאת אפשר להפוך יום של 24 שעות ל-48, 72 ואפילו 96 שעות?
פשוט מאוד, הכפלות.
הכפלות - כלים לניהול זמן יעיל ואפקטיבי
מכפלות זמן הן המפתח שלנו להצלחה. לכל אחד מאיתנו יש מסביבו קבוצה מסויימת, בין אם זה הורים וילדיהם, בני זוג, אחים, חברים מהצבא וכו'. הרשו לי לתת לכם דוגמא, מתוך אחד המפגשים שקיימתי עם משפחה חמודה שאימצו כלב הביתה והשתתפו בקורס "הורים ילדים והכלבים שביניהם".
אחד מהדברים שהמשתתפים לומדים הוא כיצד לבנות לכלב החדש שלהם סדר יום. בתוך סדר היום הזה, כל אחד מבני המשפחה נדרש לבצע משהו עם הכלב, בין אם זה טיול בוקר או ערב, סשן משחק או אילוף ואפילו הברשה וטיפוח יומי.
לכאורה, כשמסתכלים על זה, קשה מאוד לנהל סדר יום עמוס שכזה עם הכלב המשפחתי, שלושה טיולים ביום, ארוחות, שני סשנים של אילוף ושני סשנים של משחק ועוד הברשה וטיפוח יומי, כל זה תוך כדי שיש לנו עבודה על הראש, ילדים להאכיל וסבתא לקחת למועדון.
משפחה ממוצעת מורכבת משני הורים ושלושה ילדים, לרוב שניים מהם הם בגיל שבו הם יכולים באמת לבצע עבודה משמעותית עם הכלב, וכשאנחנו רותמים את כל בני הבית למשימה המשותפת, יום של 24 שעות הופך ליום של 96 שעות.
אז נכון, לכל אחד מבני המשפחה יש עיסוקים משלו, ושעות שבהן הוא ישן או עובד, אז אין לנו באמת 96 שעות נקיות. אך גם אם "ננקה" את השעות האישיות של כל אחד מן המשוואה, נקבל מינימום של 36 שעות ביום. וזה המון.
עקרון ה"צנצנת"
מכירים את הסיפור המפורסם של הצנצנת? פילוסוף עלה להרצאה עם צנצנת זכוכית גדולה, מילא אותה באבנים ושאל את הכיתה אם היא מלאה, התלמידים אמרו שכן. הפילוסוף החל לשפוך חצץ קטן לתוך הצנצנת, ניער אותה כדי שהחצץ יתפזר בתוכה ושאל שוב, האם הצנצנת מלאה?
שוב ענו לו התלמידים שכן כמובן שהיא מלאה. לבסוף שפך הפילוסוף חול דק לתוך הצנצנת, ניער טוב טוב ושפך שוב והוסיף ולבסוף שאל שוב אם הצנצנת מלאה, הפעם כל התלמידים השיבו בחיוב בפה אחד שכן הצנצנת באמת הייתה מלאה.
הצנצנת היא היום שלכם, והיא הקבוע שאינו משתנה, מה שמשתנה היא הדרך שבה אתם בוחרים כיצד לתזמן את היום שלכם. התחילו כל יום במשימות הגדולות והמיידיות, תוך כדי בצעו משימות בינוניות ולבסוף הוסיפו את המשימות הקלות וארוכות הטווח.
לדוגמא, אני מתחיל את הבוקר שלי בטיול עם הכלבים, משימה גדולה ומיידית.
במהלך הזמן שבו אני מטייל איתם אני עובר על רשימת הדברים שיש לי לעשות היום ומסדר אותה בהתאם ללו"ז שלי שזו משימה בינונית.
בבית יש לי ביצים קשות על האש, משימה קלה וארוכת טווח.
אני פועל לפי עקרון הצנצנת כאשר 30 דקות הם הקבוע שלי, מה שמשתנה הוא המשימות שבחרתי לבצע, וכך בעצם בחצי שעה, הספקתי לבצע עבודה של כמעט שעתיים.
דחוף לא דחוף, חשוב לא חשוב
אולי אחד הכלים הכי חזקים שיש לנו. העיקרון שלו אומר דבר מאוד פשוט, מחלקים את המשימות והדברים שיש לנו לעשות, לפי ארבע קטגוריות, דחוף, לא דחוף, חשוב, לא חשוב. לדוגמא –
ברגע שאנחנו כותבים את המשימות שלנו, ומחלקים אותם לפי הקטגוריות האלה אנו בעצם מתחילים ליצור לעצמנו תכנית פעולה. את המשימות המחולקות אנחנו מסדרים לאורך היום לפי עקרון הצנצנת. כשיש לנו הכל כתוב מול העיניים, גם הסיכוי שנשכח משימה הוא כמעט בלתי אפשרי.
אוטומציות
הקסם של ניהול זמן יעיל, האוטומציות. בעידן הטכנולוגי שלנו, אנו יכולים לתזמן המון דברים, לייצר לעצמנו בעצם פעולות שקורות באופן אוטומטי. אתן לכם דוגמא, לא תמיד אני זוכר לבדוק את מצב המים בדלי של הכלבים שלי, ולא תמיד יש לי זמן למלא אותו כי אני בדיוק חייב לצאת לאיזה פגישה.
יצרתי אוטומציה שפותרת לי את הבעיה, הכנתי מראש בקבוקי מים קפואים. את הבקבוקים אני מניח בתוך הדלי.
במהלך היום המים מפשירים וממלאים מחדש את הדלי. ככה אני לא צריך לדאוג ולוודא שיש מספיק מים בדלי, זה קורה לבד!
בעזרת הפעולה האוטומטית הזאת, הצלחתי ל"חסוך" לעצמי קרוב לעשרים דקות ביום!! ולמלא את הבקבוקים ולשים במקפיא? לוקח לי בדיוק חמש דקות, פעם אחת בשבוע!
אנחנו נתקלים באוטומציות בכל מיני מקומות, אנחנו יכולים לתזמן פוסטים מראש בפייסבוק, אנחנו יכולים לתזמן מיילים או הודעות וואטסאפ שישלחו בשעה מסויימת ואפילו לייצר הרגלים אצל בני הזוג או המשפחה שלנו אשר יעזרו לנו בטווח הארוך לחסוך זמן.
עשרת הדיברות לניהול זמן יעיל ואפקטיבי
רגע לפני שנסיים, הכנתי לכם את עשרה הדיברות לניהול זמן יעיל ואפקטיבי, השאירו את הפרטים שלכם ומייד תועברו לדף ההורדה שלהם. ההמלצה שלי היא לתלות אותם על המקרר ככה שתראו אותם בכל פעם שתפתחו את הדלת.
אנו נוטים לחשוב על זמן כעל משהו קבוע, שאינו משתנה, שישים שניות בדקה, שישים דקות בשעה, 24 שעות ביממה, שבעה ימים בשבוע, 365 ימים בשנה. אין זה אומר שאנו מוגבלים בזמן. סדר היום של כולנו עמוס, ואנחנו רצים לטווח רחוק במירוץ נגד הזמן.
אולי הגיע הזמן שנרוץ ביחד איתו?